Celem projektu było:
• sformalizowanie obiegu spraw i
dokumentów
• kontrolowania zagrożeń przekroczenia
terminu realizacji sprawy
• elektroniczna ewidencja korespondencji
• poprawa jakości świadczonych na rzecz
petentów usług.
Wzrost jakości usług świadczonych na rzecz petentów został osiągnięty poprzez zwiększenie kontroli i nadzoru nad realizacją spraw dzięki wprowadzeniu mechanizmów regularnego raportowania i monitorowania przebiegu pracy. Rejestracja i ewidencja spraw w systemie umożliwia szybkie i rzetelne poinformowanie petenta o tym gdzie aktualnie znajduje się jego sprawa i na kiedy może być załatwiona. Usprawnienie obiegu dokumentów.
Możliwość rejestracji i ewidencji pism w formie elektronicznej jest możliwa dzięki zastosowaniu skanera, przyjmowania korespondencji za pomocą faksu połączonego z komputerem oraz przyjmowania wpływającej poczty elektronicznej.
Altar DocFlow
System Altar DocFlow
automatyzuje proces obiegu dokumentów i
informacji w firmie. Zarządzanie
przepływem pracy i informacji w tym
rozwiązaniu funkcjonuje w oparciu o
pełny mechanizm workflow.
System jest skalowalny i znajduje
zastosowanie zarówno w niewielkich
firmach, jak również w dużych,
wielooddziałowych organizacjach
rozproszonych na rozległym terenie.
Wpływająca korespondencja (poczta
elektroniczna, faksy, skanowane pisma)
jest automatycznie rejestrowana.
dystrybuowana na podstawie pełnej
ewidencji pracowników, kont użytkowników
i zdefiniowanych uprzednio ścieżek
obiegu informacji.
Altar DocFlow posiada
funkcjonalność powiadamiania poprzez sms
czy e-mail oraz skalowalne alarmy. W
każdej chwili możliwe jest sprawdzenie
statusu danej sprawy.
System automatyzuje również
proces wysyłania dokumentów w formie
elektronicznej (np. poprzez fax
elektroniczny, e-mail - również z
wykorzystaniem podpisu elektronicznego).
Aplikacja umożliwia logiczne grupowanie
i łączenie informacji oraz dokumentów,
pozwalające na sprawne zarządzanie
sprawami. Ułatwia to wyszukiwanie i
klasyfikację spraw, jak również szybką i
kompletną analizę jej historii.
Rozwiązanie to dostarcza mechanizmy
pozwalające nadawać zróżnicowane
uprawnienia do dokumentów dla
zdefiniowanych grup użytkowników.
Altar DocFlow spełnia
wymagania ustawy o ochronie danych
osobowych, oraz umożliwia
ewidencjonowanie spraw zgodnie z
zasadami określonymi w
Rzeczowym Wykazie
Akt i Instrukcji Kancelaryjnej.
Aplikacja współpracuje z
BIP w
zakresie publikowania i pobierania
informacji.
