Piramid WorkFlow to innowacyjne i elastyczne narzędzie informatyczne wspomagające i automatyzujące procesy biznesowe w przedsiębiorstwie. Umożliwia przekazywanie pracy i informacji zgodnie ze zdefiniowanymi zasadami.
 
Dla każdego procesu administrator ustala dowolny schemat obiegu pracy i informacji wewnątrz firmy, który może być następnie optymalizowany pod kątem najefektywniejszego działania poszczególnych jednostek organizacyjnych. System automatycznie rozdziela zadania na właściwe stanowiska, wymusza na użytkowniku wykonanie wszystkich wymaganych czynności, eliminuje błędy i opóźnienia związane z tradycyjnym przekazywaniem pracy. W konsekwencji prowadzi to do podniesienia jakości i skuteczności pracy.

Piramid WorkFlow wspomaga wdrożenie i utrzymanie Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z normą ISO-900x.
Piramid WorkFlow stanowi bazę dla budowy specjalizowanych produktów firmy Altar takich jak: Altar HelpDesk  czy Altar DocFlow. Jest również składowym elementem kompleksowych rozwiązań wspomagających obsługę klientów (np. Altar IVR, Altar Contact Center) czy też rozwiązań dla operatorów sieci (np. Sara®).

Piramid WorkFlow umożliwia:

sterowane procesowo przekazywanie zadań (m.in. sekwencyjnie, równolegle, warunkowo)
automatyczne przydzielanie zadań do właściwych stanowisk pracy we właściwym czasie
powiadamianie użytkowników o zadaniach do wykonania (e-mail, sms)
powiadamianie o zbliżających się terminach wykonania zadań
alarmowanie o przekroczonym czasie obsługi zlecenia oraz eskalacja alarmów na wyższe szczeble organizacyjne lub do wyznaczonych osób
monitorowanie i kontrolę stanu obsługi zlecenia
szybką i kompletną analizę historii obsługi zlecenia

Dla każdego zdefiniowanego w systemie procesu możliwe jest ponadto m.in.:

określenie priorytetu - również w sposób automatyczny na podstawie zdefiniowanych reguł i wartości parametrów
określenie zadań do wykonania i na każdym etapie obsługi zlecenia
określenie warunków i terminów zakończenia poszczególnych zadań
określenie osób odpowiedzialnych za realizację i zatwierdzenie poszczególnych zadań
możliwość przekazania zadania innemu pracownikowi
możliwość określenia alternatywnej ścieżki obsługi

Korzyści

• Zwiększenie efektywności działania i redukcja kosztów dzięki lepszej organizacji czasu pracy
• Pełny nadzór i kontrola stanu realizacji zadań
• Szybka i kompletna analiza historii zleceń
• Właściwe zarządzanie informacją z zapewnieniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa i poufności
• Zredukowanie czasu niezbędnego na ręczne przekazywanie pracy
• Zarządzanie czasem i organizacją pracy pracowników
• Kontrola wydajności pracy poszczególnych działów czy pracowników

Dzięki elastyczności zastosowanych mechanizmów workflow, system nie wyznacza sztywnych reguł dla obsługi poszczególnych funkcji, zapewnia natomiast jednolitość obsługi wszystkich procesów. Osoby odpowiedzialne za realizację konkretnych zadań mogą być wybierane automatycznie - na podstawie dotychczasowego przebiegu procesu. Osoby te nie są określane personalnie, lecz definiowane na poziomie struktury organizacyjnej.

System zapewnia automatyczną kontrolę procesu obsługi (załatwiania) sprawy, może generować automatyczne alarmy w przypadku, kiedy obsługa sprawy przedłuża się, kiedy pojawia się ryzyko przekroczenia ustawowych terminów itp. System wymusza wykonanie akcji przez użytkowników i żąda potwierdzenia ich wykonania zanim zlecenie zostanie przekazane do następnej komórki.

System gwarantuje, że jedynie autoryzowani pracownicy otrzymują dostęp do zleceń i towarzyszących im informacji. Na każdym etapie realizacji zlecenia, pracownicy otrzymują tylko te informacje, które są niezbędne do wykonania danego zadania w określonej komórce.

Zobacz również: wykorzystanie Piramid WorkFlow w bibliotece