Altar Obieg Faktur

altar-obieg-faktur-2

Obsługa tradycyjnego obiegu papierowych faktur zakupowych wpływających do firmy jest procesem kosztownym i czasochłonnym. Dokumentów przybywa, krążą wewnątrz organizacji, czekając na akceptację lub podpis. Często nie potrafimy ich nawet zlokalizować, bo trafiają do szuflad lub po prostu giną. Skutkiem chaosu mogą być przeterminowane płatności, nieprawidłowo wyliczone podatki, brak możliwości regularnego śledzenia wydatków oraz terminów realizacji zobowiązań, a także właściwego planowania zarówno wydatków, jak i zakupów. Brak dobrych mechanizmów kontrolnych sprzyja również powstawaniu zjawisk fraudowych. Sytuacje te mogą w konsekwencji doprowadzić do utraty płynności finansowej i narazić firmę na duże straty.
Wdrożenie systemu Altar Obieg Faktur pozwala uniknąć tych problemów, skracając, porządkując oraz automatyzując cały proces obiegu faktur w firmie. Prosta i intuicyjna obsługa systemu umożliwia użytkownikom opisywanie, zatwierdzanie, akceptowanie faktur przychodzących, kontrolę obiegu w firmie, a także właściwą archiwizację dokumentów.

Odpowiednio poprowadzony proces dekretacji, opisu faktury oraz jej akceptacji w systemie Altar Obieg Faktur pozwala na automatyczne księgowanie w systemach dziedzinowych Klienta, co znacznie skraca czas wykonywania operacji i minimalizuje konieczność dublowania niektórych czynności.
Automatyzacja i właściwa organizacja procesu obiegu faktur pomaga przeciwdziałać zjawiskom fraudowym, a jak wynika z raportu PricewaterhouseCoopers (Global Economic Crime Survey 2014), w ciągu ostatnich dwóch lat połowa badanych firm w Polsce padła ofiarą nadużyć finansowych, z czego aż 33% z nich w obszarze zakupów. Ponad 25% przedsiębiorców szacuje poniesione z tego tytułu straty finansowe pomiędzy 150 000 a 300 000 zł, a 19% określa je między 3mln – 15 mln zł. 56% przestępstw popełniły osoby pochodzące z wewnątrz firmy, z czego połowa to przedstawiciele kadry kierowniczej średniego i wyższego szczebla.

wykres-3B

Korzyści z wdrożenia systemu Altar Obieg Faktur:

  • Wyeliminowanie zdarzeń fraudowych, noszących cechy nadużyć finansowych pracowników.
  • Uporządkowanie procesu zakupów i związanych z nim dokumentów, nawet gdy organizacja jest rozproszona terytorialnie (np.: struktury wielo oddziałowe).
  • Możliwość stałego monitorowania wydatków oraz terminów realizacji zobowiązań.
  • Właściwe planowanie płatności, środków finansowych, wpływające na zarządzanie przepływami finansowymi.
  • Lepsza kontrola kosztów dzięki powiązaniu ich np. z umową, zamówieniem, przetargiem, projektem.
  • Wspomaganie analizy MPK i rodzajów kosztów wg. wielu wymiarów.
  • Możliwość stałego dostępu do dokumentów kosztowych (zgromadzonych w Repozytorium dokumentów), niezależnie od lokalizacji.
  • Skrócenie czasu obsługi faktur i eliminacja błędów dzięki automatyzacji procesu.

Jak skraca się czas obiegu faktury w elektronicznym systemie w porównaniu z tradycyjnym papierowym obiegiem?*

wykres-1

  • Wzrost efektywności pracy działu księgowości.
  • Obniżenie kosztów związanych z papierowym obiegiem dokumentów oraz ich archiwizacją.
  • Obniżenie kosztów związanych ze wzrostem odpowiedzialności pracowników za generowane koszty.
  • Minimalizacja ryzyka związanego z odsetkami za zaległości, jak również utraty prawa do odliczenia VAT.
  • Możliwość kontroli statusu faktury wewnątrz organizacji.
  • Minimalizacja ryzyka związanego ze zgubieniem dokumentu.
  • Lepsze zabezpieczenie danych kosztowych, dzięki zdefiniowanym uprawnieniom.

Informacje, które uzyskuje kadra menadżerska i dział finansowo-księgowy po zakończonym procesie:

  • Jednoznaczny opis merytoryczny faktury.
  • Informacja o fakcie zaakceptowania kosztu wraz z osobami akceptującymi w kontekście określonej umowy, sprawy, projektu, inwestycji, zamówienia lub delegacji.
  • Miejsce powstania kosztu wskazane przez pracownika.
  • Rodzaj kosztu: CAPEX,OPEX dla danego kosztu wskazany przez pracownika.
  • Informacja o blokadzie płatności.
  • Elektroniczny obraz faktury i dokumentów z nią powiązanych.
  • Informacja o stanie limitów zakupowych/kosztowych w odniesieniu do konkretnego działu i/lub pracownika.
  • Informacja o stanie limitów zakupowych/kosztowych w odniesieniu do konkretnego projektu, przetargu, oferty lub zamówienia.

* źródło: Badanie Obiegu Faktur Kosztowych 2009/2010, autor Kolibro Sp. z o.o.

Funkcjonalności systemu Altar Obieg Faktur:

  • Łatwe rejestrowanie, opisywanie i dekretowanie faktur kosztowych w systemie bez względu na postać dokumentu (papierowa, elektroniczna, faks itp.)
  • Uproszczone opisywanie faktur kosztowych na podstawie utworzonych wzorców/słowników.
  • Wielowymiarowy opis analityczny faktur.
  • Wielopoziomowa akceptacja faktur kosztowych z możliwością ustawienia różnych parametrów (w tym limitów pracowniczych, okresowych, ustalonych dla projektu, sprawy lub umowy).
  • Wbudowane mechanizmy antyfraudowe.
  • Identyfikacja miejsc powstawania kosztów (MPK).
  • Możliwość automatycznego księgowania opisanych i zaakceptowanych faktur.
  • Monitorowanie obiegu faktur kosztowych.
  • Bieżący dostęp do informacji o płatnościach za faktury.
  • Sortowanie, grupowanie oraz wyszukiwanie faktur kosztowych wg określonych kryteriów.
  • Automatyczne raportowanie o fakturach kosztowych dla kadry kierowniczej oraz pracowników.
  • Automatyczna synchronizacja pocztowej książki nadawczej z Pocztą Polską.
  • Graficzny, intuicyjny konfigurator procesów.
  • Łatwe modelowanie i przydzielanie zadań pracownikom w procesie obsługi faktur kosztowych.
  • Przydzielanie dostępów, nadzorowanie i monitoring dostępu do danych.
  • Narzędzia analityczne do badania efektywności pracy, w tym kosztów zadań w procesie.
  • Zarządzanie listą projektów, spraw, ofert, przetargów, umów, polis i innych.
  • Łatwe przyporządkowanie faktur kosztowych do określonych powyżej zdarzeń biznesowych.
  • Różne typy raportów.

System Altar Obieg Faktur dostępny jest z poziomu przeglądarki. Istnieje możliwość integracji z innymi systemami dziedzinowymi Klienta.

System Altar Obieg Faktur dedykowany jest firmom o strukturze zcentralizowanej lub rozproszonej – wielooddziałowej, które chcą:

  • obniżyć koszty,
  • ustandaryzować i przyspieszyć proces obiegu faktur,
  • wyeliminować zjawiska fraudowe w obszarze zakupów,
  • identyfikować generowane koszty w kontekście określonej sprawy, projektu, zamówienia, przetargu i innych,
  • wyeliminować ryzyko związane z przeterminowaniem płatności.

Rozwiązanie polecamy w szczególności firmom produkcyjnym, usługowym, handlowym, logistycznym, wydawnictwom, bankom i instytucjom finansowym, ubezpieczycielom, a także dla sektora public.

śledź nas

pobierz nasze aplikacje

czytaj o nas na portalach branżowych

oglądaj nas

Altar Sp. z o.o. jest dostawcą autorskich systemów informatycznych oraz nowoczesnych rozwiązań dla firm, dostosowanych do ich zróżnicowanych potrzeb, specyfiki branży, w której działają, a także wielkości.

Specjalizujemy się w projektach informatycznych i teleinformatycznych związanych z profesjonalną obsługą klienta masowego. Naszą ofertę tworzą:

  • Systemy Call/ Contact Center
  • Systemy do obsługi rozliczeń klientów masowych
  • Systemy do zarządzania procesami biznesowymi

Swoją ofertę kierujemy głównie do operatorów telekomunikacyjnych, dostawców różnego rodzaju usług masowych, firm działających w sektorach: bankowym, finansowym, ubezpieczeniowym, a także do podmiotów zajmujących się outsourcingiem usług call center.


ul Różana 5, 25-729 Kielce
tel: +48 41 368-35-65, fax: +48 41 366-30-18
info@altar.com.pl