Altar DocFlow

altar-doc-flow-2

Altar DocFlow to profesjonalne rozwiązanie informatyczne, które umożliwia automatyzację obiegu dokumentów i efektywne zarządzanie pracami związanymi z tworzeniem, przekazywaniem i archiwizacją dokumentów.

System obiegu dokumentów pozwala na:

  • zastąpienie dokumentów papierowych elektronicznymi
  •  automatyzację i uporządkowanie obiegu dokumentów, informacji  oraz spraw
  • szybki dostęp do potrzebnych dokumentów oraz pełną kontrolę nad procesem obiegu dokumentów i spraw
  • zwiększenie efektywności obsługi przy jednoczesnej redukcji jej kosztów.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów znacznie usprawnia pracę przedsiębiorstwa, skutecznie minimalizując koszty jego funkcjonowania. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na pełną kontrolę nad obsługiwanymi sprawami a także ich etapami, z uwzględnieniem dat wpływu, edycji i przekazywania poszczególnych dokumentów do obsługujących.

Dzięki podejściu procesowemu, Altar DocFlow eliminuje zbędne działania, zapewniając powtarzalność obsługi tego samego typu spraw.

  • Usprawnienie pracy przy jednoczesnej minimalizacji kosztów dzięki:
    • zastąpieniu dokumentów papierowych elektronicznymi
    • automatyzacji i uporządkowaniu obiegu dokumentów w firmie
    • szybkiemu i skutecznemu dostępowi do dokumentów i spraw
    • lepszej organizacji pracy i procesów.
  • Jednolita obsługa korespondencji i wszystkich procesów zdefiniowanych w systemie.
  • Pełny nadzór i kontrola stanu realizacji zadań wynikających z typu dokumentów oraz spraw, jakich dotyczą.
  • Szybka i kompletna analiza historii sprawy.
  • Eliminowanie nadużyć poprzez ewidencjonowanie 100% spraw.
  • Bezpieczeństwo zarządzania i przechowywania dokumentów, danych osobowych.
  • Rejestracja kosztów działania i obsługi spraw.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów porządkuje procesy, uprawnienia pracowników i pozwala na lepszą organizację pracy wielu kluczowych działów.

Wsparcie pracy sekretariatu:

  • Kompleksowe zarządzanie korespondencją.
  • Definiowanie typu dokumentu rejestrowanego w systemie oraz jego metryki.
  • Klasyfikacja i znakowanie spraw, prowadzenie jawnych rejestrów pism i spraw.
  • Archiwizacja i wersjonowanie dokumentów.
  • Automatyczne generowanie wydruków dokumentów na podstawie konfigurowalnych szablonów.

Wsparcie działu księgowości:

  • Rejestracja faktur przychodzących i wychodzących.
  • Automatyczna rejestracja dokumentów elektronicznych, poprzez integrację z urządzeniami skanującymi.
  • Ewidencja osobowa i adresowa podmiotów zewnętrznych.
  •  Możliwość użycia podpisu elektronicznego.
  • Obsługa faktur elektronicznych (EDI).

Wsparcie zarządzania firmą:

  • Zarządzanie procesami obiegu dokumentów elektronicznych przychodzących i wychodzących.
  • Zarządzanie przepływem pracy i informacji w oparciu o pełny mechanizm workflow.
  • Powiadomienia o sprawach i zadaniach (mail, sms) oraz eskalowalne alarmy.
  • Dostęp do spraw prowadzonych przez pracowników, identyfikacja osoby odpowiedzialnej za prowadzenie sprawy.
  • Kontrola terminowości wykonania zadań – alarmy i powiadomienia.
  • Definiowanie przekrojowych raportów prezentujących w wybranej postaci dowolnie zestawione dane.
  • Możliwość integracji z zewnętrznymi systemami.

Wsparcie, dzięki Help Desk, komunikacji z klientami firmy:

  • Zbudowanie punktu kontaktu klienta z serwisem. Kategorie zgłoszeń mogą wykraczać poza specyfikę IT i dotyczyć np. innej infrastruktury czy wyposażenia.
  • Komunikacja klientów za pośrednictwem kilku kanałów komunikacji: formularza internetowego, e-maila, telefonu, smartfonu.

Wsparcie obsługi swoich pracowników/komórek organizacyjnych:

  • Rejestracja zgłoszeń w systemie obiegu dokumentów i przekazanie ich do działów lub osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń, w zależności od kategorii i zgodnie z obowiązującymi zapisami SLA. Jest to możliwe dzięki elastycznemu definiowaniu procesów obsługi zgłoszeń i zarządzania umowami SLA.
  • Automatyzacja przepływu informacji/ obiegu dokumentów – pozwala na znaczne skrócenie czasu zajętości pracowników Service Desk i  II linii wsparcia.
  • Kontrola jakości świadczonych usług.
  • Naliczanie i raportowanie kosztów obsługi każdego zgłoszenia.
  • Informowanie o stanie obciążenia zgłoszeniami poszczególnych pracowników.
  • Raportowanie kluczowych wskaźników KPI.

System Altar DocFlow polecany jest firmom, niezależnie od ich wielkości i branży, a także instytucjom publicznym, które chcą:
- usprawnić, uporządkować i mieć kontrolę nad przepływem dokumentów, informacji, spraw
- mieć możliwość szybkiego wglądu do dokumentu/sprawy na każdym etapie obsługi
- skrócić czas obsługi, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów
- obniżyć koszty obsługi oraz zwiększyć efektywność pracy
- właściwie zabezpieczyć informacje, które docierają do firmy lub są przez nią przechowywane
- przeciwdziałać zdarzeniom fraudowym w firmie
- bezpiecznie archiwizować dokumenty

System obiegu dokumentów Altar DocFlow jest skalowalny, dlatego znajduje zastosowanie zarówno w niewielkich firmach, jak również w dużych organizacjach z oddziałami rozproszonymi w terenie.

Otwarta architektura Altar DocFlow pozwala na integrację z innymi systemami informatycznymi użytkowanymi przez firmę lub instytucję, zapewniając wymianę informacji, bezpieczeństwo danych i ich przetwarzania. System obiegu dokumentów można też zintegrować z zewnętrznymi źródłami informacji jak: skaner, faks elektroniczny, czytnik kodów paskowych, serwer pocztowy, IVR, aplikacje biurowe, a także BIP.

śledź nas

pobierz nasze aplikacje

czytaj o nas na portalach branżowych

oglądaj nas

Altar Sp. z o.o. jest dostawcą autorskich systemów informatycznych oraz nowoczesnych rozwiązań dla firm, dostosowanych do ich zróżnicowanych potrzeb, specyfiki branży, w której działają, a także wielkości.

Specjalizujemy się w projektach informatycznych i teleinformatycznych związanych z profesjonalną obsługą klienta masowego. Naszą ofertę tworzą:

  • Systemy Call/ Contact Center
  • Systemy do obsługi rozliczeń klientów masowych
  • Systemy do zarządzania procesami biznesowymi

Swoją ofertę kierujemy głównie do operatorów telekomunikacyjnych, dostawców różnego rodzaju usług masowych, firm działających w sektorach: bankowym, finansowym, ubezpieczeniowym, a także do podmiotów zajmujących się outsourcingiem usług call center.


ul Różana 5, 25-729 Kielce
tel: +48 41 368-35-65, fax: +48 41 366-30-18
info@altar.com.pl